Kearsipan dikenal banyak ditemui di instansi, lembaga, organisasi dengan skala cukup besar, entah di tingkat pusat maupun daerah, baik yg bersifat privat maupun milik pemerintah. Kesadaran akan pentingnya arsip hanya ditanamkan pada lingkup yang penulis sebutkan sebelumnya. Jika pun ada yang hingga tingkat individu, hanya sebatas perkara ijazah, sertifikat maupun surat2 berharga milik pribadi. Lalu bagaimana dengan lingkup organisasi atau lembaga mahasiswa maupun kepemudaan?Bukankah dari dua lingkungan itu juga bibit unggul tokoh penting di lingkup masyarakat hingga negara di bina? Sudah pahamkah mereka akan pentingnya arsip terutama bagi jalannya roda organisasi atau lembaga tempat mereka memperjuangkan idealismenya?
Organisasi atau lembaga mahasiswa maupun kepemudaan dinilai cukup banyak berperan dalam roda kehidupan berbangsa dan bernegara. Idealisme mahasiswa untuk membangun masyarakat yang lebih maju dan beradab, yang aksinya dikelola dalam suatu kelompok yang terlembaga hingga melahirkan perubahan yang cukup signifikan, tidak jarang justru lebih cekatan dan konkret dari para birokrat. Namun, acapkali semangat idealisme berlembaga, berorganisasi, beramal jama'i menjadi kendur, hingga hasil pahitnya adalah vakumnya suatu lembaga atau organisasi mahasiswa maupun kepemudaan dalam jangka waktu tertentu.
Apabila suatu ketika, ada generasi yang berniat menggerakkan dan menghidupkan kembali suatu lembaga atau organisasi, bukan tidak mungkin mereka akan bertanya banyak hal pada si pelaku sejarah secara langsung. Namun, mengetahui jejak langkah suatu organisasi atau lembaga, apalagi organisasi pergerakan, tidak hanya bertanya pada si pelaku sejarah. Di sinilah seharusnya peran arsip dan dokumentasi dimainkan. Dalam teori umum yang dikenal dalam bidang kearsipan, suatu organisasi atau lembaga pastilah memiliki tugas pokok dan fungsi, atau visi dan misi. Visi dan misi ini kemudian di break down menjadi kegiatan2 konkret yang diharapkan membawa banyak manfaat. Ketika suatu kegiatan dimunculkan, sudah pasti melibatkan serangkaian proses administrasi, seperti penyusunan proposal kegiatan, tata persuratan (yang terjadi selama organisasi itu mewujud), transaksi2 finansial maupun non-finansial, notulen2 rapat, dan sebagainya. Hasil dari proses administrasi itu sebagian besarnya menjadi arsip lembaga atau organisasi. Bahkan ketika kegiatan itu dimulai, ada proses pendokumentasian seperti foto dan video. Hingga pada akhir kegiatan maupun kepengurusan lembaga, ada rangkaian pembuatan laporan pertanggungjawaban. Serangkaian proses tadi tentu tidak berjalan sekali dua kali, tapi selama lembaga atau organisasi itu ada, eksis, mewujud, selama itu pula kearsipan terus ada di dalamnya.
Lembaga atau organisasi mahasiswa maupun kepemudaan yang kurang paham atau kurang menyadari dan bahkan tidak tahu masalah kearsipan maupun tata administrasi akan berakibat sangat fatal. Meski generasi baru memiliki semangat berjuang untuk menghidupkan organisasi atau lembaga, tapi mereka tidak memahami jalan gerak organisasinya di masa lampau, tanpa peta, bukan tidak mungkin eksistensi lembaga atau organisasi hanya berusia pendek. Pengabaian terhadap arsip, dokumentasi sama dengan pengabaian terhadap sejarah...
Tidak ada komentar:
Posting Komentar